Kennst du die Momente, in denen du Sätze mit den Worten beginnst: „Ich hab Dir doch bzw. Euch schon 1000 Mal gesagt…“
Und dann kam es trotzdem wieder anders. Die von dir formulierte Idee, Aufgabe oder Projektbeschreibung wurde nicht richtig verstanden und umgesetzt. Im schlimmsten Fall ist gar nichts passiert. Dein Blutdruck steigt – du kennst das.
Und ganz automatisch will dieser Satzanfang ein weiteres Mal über deine Lippen: „Ich hab Dir doch bzw. Euch schon 1000 Mal – S T O P“.
Du denkst darüber nach, was du schon des Öfteren über Kommunikation gehört und gelesen hast. Wer hatte nochmal die Verantwortung für gesendete Botschaften – der Sender!
Und wenn etwas nicht so funktioniert, wie du es willst, dann rege dich weder lange darüber auf und noch erkläre, wie du es nicht haben willst. Du weisst schon: Denke bitte nicht an einen rosaroten Elefanten. Sorry, den hast du jetzt erst mal im Kopf.
Und während du über diese Details nachdenkst, gehen deine Gedanken noch eine Ebene tiefer. Warum fällt es dir so schwer, die Dinge, die dir sonnenklar sind, auch deinem Team rüberzubringen. Gibt es das gleiche Verständnis auf der anderen Seite? Macht es den gleichen Sinn für die Anderen.
Ach ja – über den Sinn wollten wir ja demnächst gemeinsam sprechen. Wenn wir die Zeit dafür haben.
In dieser kurzen Episode habe ich einige Themen zusammengefasst, die in meiner täglichen Praxis als Teamflüsterer immer wieder auftauchen:
- Übergabe von Aufgaben / Projekten
- „Versicherung“ von Aufgaben / Projekten
- Relevanz und Prioritäten
- Sinnhaftigkeit: „Warum sind wir gemeinsam hier?“
Zu jedem einzelnen Punkt gibt es viel zu sagen (Tiefe) und zu tun (Training). Hier möchte ich dir die Grundideen aufzeigen. Vielleicht kennst du sie auch schon und ich darf dich daran erinnern.
Zu 1. Übergabe von Aufgaben / Projekten
Wer macht was mit wem bis wann? „Wer“ hat die Verantwortung. „Was“ ist die konkrete Formulierung der Aufgabe bzw. des Projekts. „Mit wem“ bezeichnet hierbei einen Paten, der das Thema im Auge behält und den Verantwortlichen erinnert und begleitet. Und „bis wann“ ist der klare Termin der Fertigstellung. Am Ende einer jeden Besprechung sollten alle Übergaben in einer solchen Liste, im besten Fall transparent in einem digitalen Tool festgehalten werden.
Das Gleiche gilt insbesondere auch für die Übergabe von einzelnen Aufgaben unter 4 Augen. Die konkrete schriftliche Formulierung erspart die oben beschriebenen Szenarien und die Erfassung in einem transparenten Aufgaben-bzw. Projektmanagementtool ermöglicht die Nachverfolgung.
Zu 2. „Versicherung“ von Aufgaben / Projekten
Wie kann ich selbst die Aufgabe bzw. das Projekt versichern? Ich schätze zunächst ein, welche Erfahrung der Mitarbeiter im Bezug auf das Thema hat. Ist es eher eine neue Aufgabe für ihn, so vereinbare ich Meilensteine mit ihm. Ich entscheide mich für Momente, an denen Entscheidungen getroffen werden bzw. wichtige Zwischenstände, an denen der Mitarbeiter diese zunächst mit mir abstimmt bzw. mir diese präsentiert. Ist er erfahrener, so nutze ich die gleichen Meilensteine, um das Projekt an diesen Schlüsselstellen zu beobachten und ggf. nachzusteuern.
Zu 3. Relevanz und Prioritäten
Ein großes Thema, auf das ich an dieser Stelle nur kurz eingehe.
– Liegen alle relevanten Informationen vor, um über Relevanz und Prioritäten zu entscheiden?
– Wende ich Zeitmanagementtechniken an, um meine Zeit zu organisieren?
– Plane ich ausreichend Zeit ein für nicht dringende B-Aufgaben (z.B. für strategische Aufgaben, die am statt im Unternehmen arbeiten)
Zu 4. Sinnhaftigkeit: „Warum sind wir gemeinsam hier?“
Und ein noch größeres Thema – vielleicht sogar verknüpft mit dem größtem Lebensthema. Wie stand es schon über dem Orakel von Delphi:
Erkenne dich selbst!
Aus meiner Sicht ist es ein enorm wichtiger Schritt, die Menschen zu unterstützen, Klarheit für sich selbst zu finden. So sind sind bestens vorbereitet, um sich in den Prozess einzubringen, um die Frage zu beantworten: „Warum sind wir gemeinsam hier?
